按：去年11月，由于实验室青年委员会承接了实验室国际会议的志愿者招募和组织，我和其他会务成员一起，在会前将会议流程及可能出现的情况过了一遍，并拟了一份面向会议志愿者的会务工作手册。我把它整理了一下，发在这里，供参考。由于起草时间紧迫，词不达意之处还望担待。特别感谢许博士、钱博士、湛老师、方老师、吴老师和陈老师的参与。需要注意的是，这份指南仅囊括会议举办期间的流程和注意事项，因为会议前期繁复的准备工作是由实验室秘书团队和会务公司操办的。
国际学术研讨会会务工作手册
1. 前言
全员根据XX日会议分工（附件1）进行会务工作，在志愿者微信群统筹调度，请存好会务组老师的手机号。各位如遇问题或困难请及时沟通，一切以安全第一、解决问题、互通有无、进度及时跟进反馈为重。请所有会务工作人员于t0日熟悉会场环境、会场-酒店-餐厅-合影地点-卫生间的路线以及相应会高频使用的英语单词（附后，不完全待完善）。会务公司负责订t0日盒饭。
本文是会议即将开始时的工作指南，并不包括对会议前期筹备工作的指导。本文成稿过程中参考了众多前人的宝贵办会经验和资料，包括实验室领导、实验室秘书组、实验室各届青委会的积累，特此感谢。这里的作者仅是直接内容撰写者和提供者。
2. 所内人员提前签到、领材料
- 餐票于会议现场发放
3. t0日注册组
- 检查会场及路线上的指引牌（图1）
- 按姓氏首字母分四组：A-H、J-P、Q-W、X-Z，分由四位志愿者负责根据签到人姓氏首字母拣选吊牌。
- 参会人员签到表签名，发予吊牌和会议材料，指引微信群二维码扫描，指引至陈老师处缴纳注册费（注册费未缴费的现场刷公务卡），告知办理发票开具的方式，指引酒店前台办理入住。如是墙报报告人，告知其墙报板在会议室内（根据贴好的编号和名字找到自己的墙报板），协助其张贴或解释清楚张贴办法（如免钉胶用法等）。
- 签到表分所内人员和所外人员分别制作。t0日主要是所外人员签到。
- 参会人员签到表样板（附件2）
- 会议材料内容：LTO手提袋、会议手册、餐票
- 留学生志愿者负责和XX老师一起接待其国家参会人员，志愿者1负责专门与留学生互通有无（因为语言问题）。
- 大咖照片请提前熟悉（附件3）
4. t1日-t2日签到组
- 已邮件要求外单位参会人员尽量t0日签到、注册、领材料，t1日-t2日才抵达的参会人员则可会议当日签到。
- 所内人员已安排XX日提前在所内注册签到，发材料和吊牌。
- 临时参会人员（未网站报名）的签到、缴费和发材料（发予空白吊牌，自行填写，已备40个空白吊牌）。需备空白签到表。
- 协助挂墙报或告知张贴方法，协助扫码入微信群。
- 签到台备应急医药。
5. 接机组
- 和会务公司对接，厘清被接对象和车辆安排，一般流程是：
- 司机提前一天联系接机人，确定接机人乘车时间和地点；
- 接上接机人去机场，接被接人，回酒店完成接机。
- 务必寄安全带。
- 如果女生晚上不方便接机自行跟志愿者男生换一下。
- 自行制作和打印接机牌
- 被接人有照片的(附件3)，请提前熟悉。
- 可以提前邮件联系被接机人，告知ta你的性别、接机当日衣服主颜色，会站在到达厅出口的左手侧还是右手侧，可以把接机牌电子版（图2）发给ta，让ta有个印象。
- 接机app可以试试航旅纵横（iOS/Android）、App in the air(iOS)。
- 接机安全顺利完成请及时告知会务组老师。
- 接机牌模板和样本（图2）
- 接机安排表样本（附件4）
6. 会场组
- PPT播放电脑请换为英文系统，请提前熟悉PPT放映和PDF放映模式，不要用WPS，接好电源线，备好PPT文件夹（按日期建立文件夹，文件夹名英文）
- 提前熟悉麦克风、激光笔/翻页器的使用（特别是罗技Spotlight此类产品，需提前装好驱动，配置好，知道怎么用，并知道怎么在最短时间内教会报告人怎么用）；于t0日调试，t1/t2日会议前提前半小时准备。中午时保管好器材和设备。
- 必备材料：激光笔若干（需提前确定投影还是液晶屏，以及激光笔的效果）、电池若干、各种接口转接线，电池、会议背景ppt（图3）。
- 设ppt拷贝工作台一处。请注意听报告人的讲话，关注报告情况，发现问题或有时报告人遇到问题会请求帮助（而且是说英语），请确保及时响应。
- 会议开始前，检查会场布设是否到位（水牌、桌椅等）；茶歇开始前，监督茶歇准备情况。
- 指引参会人员合影，在微信群发布大合照电子版。指引参会人员入席进餐。
- 在微信群发布拷ppt时间和用餐时间地点，以及中午是否可以把个人物品留在会议室。
- 为主持人备好打印的日程和专家基本信息（英语的）。
- 每一个报告人上台，协助找到和打开ppt，告诉其激光是哪个按钮，翻页是哪个按钮。
- 递麦组在问答环节开始后马上找到最佳位置就位。
7. 墙报布设组
- 打印墙报、编号和姓名牌。设想怎么搬到车上，又不会损坏。（目前收到11份墙报，已打印；编号和姓名牌已打印。东西比较少，运输的问题比较好解决）
- t0日统一运去会场开始墙报布设：
- 4块W硬塑料板（t0日自单位运去会场）、5块W软塑料板由厂家配送。
- 实验室统一打印的墙报；
- 物料：图钉、免钉胶；硬塑料板上免钉胶，软塑料板上图钉或免钉胶。备双面胶。务必注意图钉使用安全。
- 物料置于签到台，若参会人员在张贴墙报时需要帮助，请协助。
- 所内统一打印墙报于t0日张贴，外单位墙报位贴上姓名牌。所有墙报位贴上编号牌。
- 布设阵式优先环会场座位区一周，不够则布设至偏厅。
- t1/t2日检查是否有墙报张贴不牢，协助t1/t2日到会人员张贴墙报。
- 会后收墙报板（注意图钉），妥善运回所内；未领回墙报统一撤下扔掉；收回剩余图钉和免钉胶、双面胶。
8. 墙报评奖组
- 物料：打分表、评分规则、统分表、计算器/计算机、评委用笔、奖状和志愿者证书、优秀奖奖品
- 到会先给负责评奖的老师看看，相互确认下评审流程，评分表打印有没有问题；提前发予评委打分表、评分规则和笔，告知评审时间；告知所有参评墙报学生评审时间，要求于固定时间站于墙报边讲解；在微信群发布墙报评审时间和要求以再次提醒。（评分规则见附件5，打分表已打印；已发邮件告知所有学生Q&A Time）
- 摄像师跟拍
- 回收打分表：统计算分，汇总排名并打印，交予负责评奖/宣布的老师。
- t1日若能评完则当日制作墙报奖状，t2日奖状跟车去会场；若t1日未评完，则制作空白待填奖状，t2日奖状随车去会场。告知负责财务的老师获奖名单，方便提前做获奖者的劳务费表格。
- t2日墙报颁奖环节：
- 提前定下各奖项颁奖评委；
- 评奖负责老师宣读评审情况，致谢评委，从三等奖开始，宣布颁奖嘉宾，公布获奖者姓名
- 评委颁奖，需一位志愿者捧奖状，并递予评委；评委和获奖者合影；
- 所有获奖者合影
- 告知获奖者需在签到台财务老师处办理领奖手续
- t2日会务致谢环节：
- 考虑到志愿者众多，就不一一颁发了；大家持自己志愿者证书（图4）和领导合影即可
- 合影照片发送给每位墙报获奖人、评委、负责评奖的老师和志愿者微信群
9. 大巴组
- 提前与会务公司接洽，获得大巴司机联系方式和车牌号
- 提前熟悉所负责酒店的住宿人员情况。
- 提前到酒店或会场外，确认大巴到位情况。
- 在微信群发布上车时间和车牌号；外籍参会人员另行通知。
- 跟车
- 大巴牌样本和模板（图5）
10. 报告记录组
- 当前日程一共36个报告，分为四个session；
- 负责记录的人共有15个人，每个报告需要两个人负责记录，因此每个人平均记录4-5个报告的内容；
- 需要四个负责人汇总每个session的报告记录并进行校对，最后在会议结束后统一交给实验室秘书。
11. 直播/摄影/摄像组
- 提前交待哪些人要重点拍摄。
- 会议开始前提前调试
- 告知机位附近参会人员小心机器
- 地上线缆尽量用地毯胶布贴好
12. 会务房
分男女，为了会期中让大家都有房间可以临时休息用。优先安排需要早于会议即开始工作的人员，比如签到、直播/投影/音响调试人员。会务房同时也是物料保管处，特别是重要设备和物资。
13. 会议后期
- 宣传稿撰写、报道发布
- 会务开支结清，报销做帐
- 会务工作复盘：总结出色之处和不足之处，调整完善本文，作为积累和传承办会经验的实体。
不足之处记录
- 需要辅助报告计时和提醒；
- 需要专人作为会务代表在一些场合拿话筒做一下补充说明，这次定责不清；
- 颁奖环节需要轻音乐。
附件
- 人员分工
- 签到表
- 大咔照片
- 接机安排表
- 墙报评分规则
- 墙报打分表
- 会址、用餐地点和相应路线图
- 会场平面图
- 会议会务英语词汇
图件
- 沿路指引牌示例
- 接机牌示例
- 会议背景PPT
- 志愿者证书示例
- 大巴牌示例
- 墙报奖状示例
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